▸ 출장목적, 경로 및 기간 등 확정(출장시행 주관 부서)

▸「공무국외여행규정」에 따른 공무국외여행허가(허가담당부서)

* 허가 대상이 아닌 경우에는 생략가능

▸ 신청자 : 2인 이상 출장시 대표자 또는 서무담당자가 일괄신청

* 다수인 출장시 소속은 다르나, 여비집행기관이 단일기관(부서)인 경우 여비집행기관에서 일괄 신청가능, 여비집행기관이 다를 경우는 협의하여 처리

▸ 하는 일

-  출장 목적, 경로(기간, 국가), 출장공무원 내역 등 입력

-  국외숙박비 정산유형(실비정산 또는 할인정액) 선택

-  출장국가 환율 : 1USD당 현지통화 환율, 환율기준일, 출처 등 입력

* 환율정보 근거자료는 서무담당자에게 제출, 서무담당자는 사실여부 확인

* 단, 숙박비 정산유형을 할인정액으로 선택한 경우는 입력을 생략함

-  여비 중 일비, 식비, 숙박비는 시스템에서 자동입력 되지만, 실제와 다른 경우에는 직접입력, 운임정보는 직접입력

▸ 결재(허가)권자 : 소속기관의 장 * 내부 위임전결 규정에 따라 처리

* 단, 다수부서 공동출장시 대표부서에서 전결처리 가능, 나머지 부서는 결재 경로에서 협조자로 처리

▸ (대상 여비) 일비, 식비, 숙박비는 할인정액을 선택한 경우에는 할인정액을 실비정산이나 선금을 신청한 경우 해당 선금액

▸ (원화 환율) 달러를 현금으로 구입할 때 적용하는 환율, 기준일자, 출처 등을 입력

-  ‘e- 사람’에서 서무 또는 회계담당자 권한을 부여받은 공무원이 입력

* 입력한 환율정보의 근거자료는 별도로 첨부

* e- 사람시스템상 서무담당자와 회계담당자의 권한을 부여받아야 수행 가능

▸ 지급액 적정성 확인 후 지급처리 클릭 : 회계담당자

▸ 국외 정액여비 및 숙박비 선금 지급요청서 출력 : 서무 또는 회계담당자

▸ e- 사람에서 출력한 ‘국외 정액여비 및 숙박비 선금 지급요청서’ 또는 동 지급요청서에 따라 별도의 작성한 지급내역서를 첨부하여 d- Brain에서 지출요청(서무 또는 회계담당자)

▸지출요청을 확인하고 지출결의 후 여비 지출(관서운영경비출납공무원)

▸ 카드번호, 지급일시 및 반납일시, 수취인 등을 입력한 후 출장자에게 배부(서무담당자)

* 정부구매카드를 출장자에게 배부할 때는 반드시 현지화폐로 환산한 상한액 범위내에서 숙박비만을 결제하도록 주지시켜야 함

▸ 출장신청시 확정된 출장국가의 현지화폐로 환산된 실비 상한액 범위내에서 숙박비를 정부구매카드 또는 개인카드로 결제

-  단, 카드결제가 불가능한 경우에는 현금으로 결제가능

* 카드 결제시 호텔 조식비 등을 제외한 순수 숙박비만 결제하여야 함

▸ 숙박비 세부사용내역이 기재된 증거서류 보관

▸ 신청자 : 2인 이상 출장시 대표자 또는 서무담당자가 일괄신청

* 다수인 출장시 소속은 다르나, 여비집행기관이 단일기관(부서)인 경우 여비집행기관에서 일괄 신청가능, 여비집행기관이 다를 경우는 협의하여 처리

▸ 먼저, 여비규정 제16조에 따라 실비 상한액의 1/2범위내에서의 추가지급 대상여부를 회계담당자 등과 확인하여 선택

* 추가 지급대상으로 선택한 경우에는 e- 사람에서 정산하지 않으며, 「여비업무 처리기준」별지 제3호 서식에 따라, 현행과 같이 수기로 정산 처리함

▸ 영수증에 따라, 현지에서 결제한 숙박비 입력(정산 신청자)

-  정부구매카드를 사용한 경우 : d- Brain의 카드결제정보를 e- 사람으로 가져온 경우에는 별도로 입력하지 않음

* 다만, 식비 등이 숙박비에 포함되어 결제되었는지 세부내역 확인필요

-  개인카드를 사용한 경우 : 현지통화로 결제한 금액, 카드사에서 청구한 원화금액, 사용일자, 업소명 입력

-  현금을 사용한 경우 : 현지통화로 결제한 금액, 사용일자, 업소명 입력

▸ 지급액(또는 반납액) 확정 및 개인별 분담액 입력(회계담당자)

-  실비정산기준 및 시스템에 따라 산출된 총 지급액(또는 반납액)에서 조정사유 발생시 조정액을 입력하면 최종 지급액(또는 반납액)이 확정됨

-  총지급액(또는 반납액)은 출장자가 상호 협의하여 회계담당자에게 통보한 개인별 분담내역에 따라 입력

▸ 증거서류에 따라 비자발급수수료, 여행자보험가입비, 예방접종비, 풍토병예방약 구입비에 대한 사용금액을 입력(정산 신청자)

▸ 정산신청서의 승인(결제)이 완료되면 회계담당자는 숙박비와 준비금의 증거서류에 따라 정산신청금액의 적정성을 확인하고 지급처리 후 “국외숙박비 및 준비금 여비명세서” 출력

▸ e- 사람에서 출력한 ‘국외숙박비 및 준비금 여비명세서’ 또는 동 명세서에 따라 작성한 지급내역서를 첨부하여 d- Brain에서 지출요청(서무 또는 회계담당자)

▸지출요청을 확인하고 지출결의 후 여비 지출(관서운영경비출납공무원)

* 정부구매카드로 결제하여 청구된 금액도 별도로 지출처리